Como contratar uma transportadora e acertar na escolha

Contratar a transportadora certa é fundamental para garantir a competitividade do negócio, afinal, perder vendas por causa do desempenho logístico é inaceitável. Para evitar problemas nesse aspecto, tudo começa sabendo como encontrar o parceiro ideal para o seu modelo de negócio.

Acertar na escolha consequentemente traz resultados positivos. Por isso, listamos fatores de grande impacto para ajudar você a tomar a decisão certa em momentos de migração de frota própria para privada ou na busca por novas opções de transportadoras para alavancar os índices de entrega da sua loja. Confira!

Como contratar uma transportadora que contribua com os melhores resultados para o seu negócio

 

1- Lista de transportadoras 

Antes de tudo, selecione algumas opções de transportadoras e, em seguida, faça um filtro inicial para refinar o resultado e deixar apenas as principais.

2- Frete

Obviamente o frete não deve ser o único fator de decisão na hora de contratar uma transportadora, mas é indispensável fazer uma análise profunda nesse aspecto.

É preciso ter atenção nas taxas cobradas em cima do valor do frete (taxa de carregamento, taxa de dificuldade na entrega, frete mínimo, taxa de reentrega, entre outras). Mais para frente, abordaremos a fundo as taxas extras.

É importante fazer uma vasta comparação entre diversas opções de transportadoras, pois cada operador tem a sua forma de gerar o cálculo do valor do frete. Analisar esse impacto faz toda a diferença para a sua empresa a longo prazo.

3- Abrangência

Outro ponto crucial é a abrangência de atendimento do transportador, que precisa ir de encontro às regiões com maior incidência de vendas da sua loja.

A partir disso, você pode definir se o parceiro consegue dar conta de toda a sua demanda por um preço acessível ou se é possível dividir a carga e confiar parte da demanda para as regiões onde o nível de serviço da transportadora é melhor. Estratégia que muitas vezes é mais interessante economicamente para e-commerces.

4- Agilidade e flexibilidade

Veja como a transportadora reage em períodos sazonais e de pico de envios, como na Black Friday e Natal, ou eventuais casos atípicos que dependem de um bom funcionamento no transporte para que toda a cadeia de suprimentos não seja prejudicada.

Para não correr riscos, comece despachando parte da sua demanda para analisar se a parceria vai funcionar.

5- Tecnologia

A tecnologia é um fator crucial para otimizar operações e torná-las mais rápidas e produtivas.

Por isso, investir em uma transportadora que possui processos automatizados e integrados garante um serviço mais confiável e seguro, além de possibilitar um acompanhamento em tempo real tanto para o conhecimento do gestor da cadeia de suprimentos quanto para manter o cliente a par de todas as etapas, evitando assim atritos e eventuais reclamações.

6- Tipos de produtos

Observe se o operador logístico é o mais recomendado para o tipo de carga que você transporta. Para alimentos, medicamentos e cosméticos é necessário que a transportadora disponha de uma frota com acondicionamento adaptado e climatizado.

No caso de produtos frágeis, contar com um operador que respeite as especificidades dos produtos é imprescindível. Por isso, descubra se a transportadora que você está analisado tem capacidade para transportar o produto que você comercializa e veja também o histórico dela em operações parecidas com a sua.

 7- Recursos disponibilizados

Um dos fatores que motiva a terceirização da logística é diminuir a carga da equipe e ter mais tempo para empregar em outras áreas do e-commerce. Isso se torna uma realidade se você contar com um parceiro logístico que oferece ferramentas para facilitar o dia a dia do seu trabalho, como um painel de ocorrências para monitoramento das entregas. Essa ferramenta auxilia ainda na prevenção de ocorrências, permitindo que você informe seu cliente de qualquer contratempo.

Ter acesso a dashboards de performance também é fundamental para visualizar rapidamente relatórios de entrega e SLA e avaliar o desempenho da transportadora. Portanto, verifique quais tipos de recursos a transportadora oferece aliado ao serviço de entregas.

8- Cobrança de taxas

A cobrança de taxas adicionais, também chamadas de generalidades, é uma prática comum do segmento de logística. Essas taxas existem por causa da complexidade do serviço de transporte no Brasil e servem para equilibrar custos extras durante o trajeto de entrega.

Algumas taxas adicionais famosas são:

  • Taxa de dificuldade de entrega.
  • Taxa para veículo delicado.
  • Taxa de coleta e entrega.
  • Taxa de restrição de trânsito.
  • Taxa para devolução.
  • Taxa de difícil acesso.
  • Taxa de carregamento.
  • Taxa de autenticação de documentos.

Tenha em mente que as taxas adicionais variam conforme a transportadora. Portanto, tire todas as dúvidas sobre valores extras para saber quais são os reais custos e despesas.

9- Gerenciamento de risco

Com possibilidades de ocorrências operacionais (como roubo de cargas, danos nos veículos, acidentes, extravios e multas), o gerenciamento de risco se tornou uma estratégia para as operadoras logísticas. Trata-se de uma ação para prevenir, identificar e minimizar/solucionar riscos durante o trajeto. Aliado à tecnologia, o gerenciamento de risco garante a segurança da carga transportada, do motorista e do veículo. Sendo assim, sempre pergunte quais são as ações empregadas pela empresa para fazer gerenciamento de risco ou, no caso de ser terceirizado, veja qual a companhia que presta esse serviço para a transportadora e se as orientações estão sendo seguidas à risca.

10- Frota

Uma ação muito importante é analisar a frota de veículos do operador logístico. Avalie a quantidade de veículos, o estado de conservação, o modelo e o ano de fabricação. Leve em consideração que veículos antigos precisam de mais manutenção por causa de falhas mecânicas.

Também não se esqueça de observar qual o cuidado que a empresa emprega nos veículos que possui. É importante que eles passem, com frequência, por uma manutenção preventiva, que revisará a necessidade de troca de peças, pneus, freios e suspensão.

11- Certificações

Certificação é um documento que uma entidade ou agência emite após verificar se determinado produto, serviço e empresa atende às normas técnicas estabelecidas. A certificação serve como um testado de competência para a empresa e pode se referir a gestão de qualidade, gestão ambiental, responsabilidade social, entre outros.

Para transportes, é importante examinar se a transportadora possui registro na Agência Nacional de Transporte Terrestre (ANTT) e certificação ISO 9001. Esses registros mostram que a empresa está se dedicando a melhorar sua metodologia de trabalho.

12- Experiência

Não negligencie a pesquisa sobre a reputação da transportadora. Para ajudar nessa etapa, algumas empresas publicam estudos de caso em seus próprios sites e blogs. Esse conteúdo apresenta o problema de um cliente e como o operador logístico conseguiu resolver.

Outra forma de medir a reputação é avaliar a carteira de clientes, que também pode estar disponível no site. Por fim, entre em contato com os gestores de outras empresas que usam a transportadora em questão e peça referências.

13- Seguro de carga

As apólices de seguro dão sustentação à atividade logística frente a tantos contratempos que podem existir no caminho, servindo para contornar perdas e prejuízos no transporte de cargas.

Entenda como funcionará o seguro de carga em casos de extravios, furtos e roubos e saiba também qual será o percentual cobrado em cima do valor da nota fiscal referente ao seguro.

14- Cláusulas do contrato

O contrato a ser firmado com a transportadora deve listar as obrigações essenciais de cada uma das partes, além dos serviços e infraestrutura oferecidos pela transportador. Por isso, analise todas as cláusulas, principalmente aquelas que abordam política de reajustes, envio mínimo de remessas e logística reversa. Considere se está de acordo com todas elas.

15- Equipe

A qualificação de funcionários é fundamental para contar com um serviço de qualidade. Assim, analise se o operador logístico investe em treinamentos regulares para elevar o serviço prestado pela empresa.

Como estará em contato direto com motoristas e os entregadores, avalie se estão treinados para oferecer um bom serviço, se utilizam uniformes (é importante que trabalhem com essa identificação por questões de segurança), se estão comprometidos com a cultura da empresa e se são cordiais. Ter colaboradores capacitados na equipe diminui incidências de problemas com comportamento ou de não cumprimento das orientações.

16- Comunicação

Perceba se a transportadora se comunica de uma forma eficiente e ágil. Observe se a equipe dela está disposta a tirar todas as dúvidas, responder e-mails e chats e retornar telefonemas. Se o diálogo empacar já no começo, pode ser que aconteça a mesma coisa quando tiver de resolver uma demanda no futuro.

17- Demanda

Deixe claro a média de vendas que a sua loja fecha a cada período, o prazo de entrega estipulado ao cliente, a média de envios para cada região de destino e até mesmo o volume máximo que sua empresa pode atingir em períodos de pico.

Isso ajuda no fechamento do contrato com a transportadora para que, uma vez que essas informações sejam definidas, as condições fiquem claras e combinadas com antecedência para que não haja problemas futuros de alinhamento.
 

Quantos parceiros devo considerar quando estiver na fase de contratar transportadora?

Não existe uma fórmula mágica para definir com quantas transportadoras é preciso firmar parceria para que seu processo de envio seja 100%, mas há aspectos para levar em consideração que facilitam nessa decisão.

  • Dividir carga

Ter mais de um parceiro logístico como opção vai muito além da questão de variedade. Engloba a otimização do processo de entrega.

A quantidade ideal de parceiros deve ser definida a partir das necessidades da sua empresa, pois é algo muito particular de cada negócio.

Enquanto alguns e-commerces funcionam muito bem com apenas um operador logístico, outros encontram benefícios em utilizar uma transportadora para cada região que demande envios. E por quê? É uma forma de extrair qualidade de serviço e os melhores preços do mercado que cada transportador oferece para cada região.

Levando em consideração que a parte logística do negócio é uma das que mais demandam investimento, toda forma de reduzir custos é válida.

  •  Analisar indicadores

Depois de contratar uma transportadora, a única maneira de saber se fez a escolha certa é medindo alguns indicadores de desempenho importantes como:

  • Nível de serviço de entregas
  • Índice de avarias e extravios
  • Índice de trocas e devoluções

É importante controlar essas informações não só para benefícios operacionais da sua empresa, mas por serem fatores de grande impacto na satisfação do cliente final.

Publicação original: https://www.mandae.com.br/blog/como-contratar-uma-transportadora-e-acertar-na-escolha/

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